Een offerte komt binnen.
Er moeten drie schepen worden vergeleken. De technische specificaties staan verspreid over verschillende PDF's. Een deel van de gegevens staat al in Excel. De laatste versie van een bestand zit waarschijnlijk in een e-mail. Iemand zoekt de juiste kraancapaciteit op, een collega controleert de deck dimensions en uiteindelijk worden de belangrijkste gegevens handmatig in een nieuw overzicht gezet.
Het werkt.
De offerte gaat eruit.
En volgende week begint bijna hetzelfde proces opnieuw.
Dit soort workflows zijn in de maritieme sector heel normaal. Juist daarom worden de kosten ervan gemakkelijk onderschat.
Niet omdat Excel slecht is. Niet omdat medewerkers hun werk verkeerd doen. Maar omdat een proces dat ooit klein begon langzaam kan uitgroeien tot tientallen handmatige stappen die iedere week opnieuw worden uitgevoerd.
Op dat moment is de belangrijkste vraag niet meer:
Werkt onze spreadsheet nog?
Maar:
De echte kosten van Excel staan niet op de factuur van Microsoft
Een spreadsheet kost bijna niets.
De workflow eromheen kan veel duurder zijn.
Denk aan tijd die iedere week verdwijnt in:
- informatie zoeken in technische PDF's
- gegevens opnieuw invoeren
- verschillende versies controleren
- formules kopiëren
- schepen handmatig vergelijken
- tabellen opnieuw opmaken
- data uit e-mails overnemen
- rapportages samenstellen
- dezelfde berekening voor een nieuw project opnieuw uitvoeren
- fouten controleren die door eerdere handmatige stappen zijn ontstaan
Iedere afzonderlijke handeling lijkt klein.
Vijf minuten hier. Tien minuten daar.
Maar een workflow die door meerdere medewerkers tientallen of honderden keren per jaar wordt uitgevoerd, kan ongemerkt een structurele kostenpost worden.
Dat is precies waar gerichte custom software interessant wordt.
Niet omdat een bedrijf "meer digitaal" moet worden.
Maar omdat software een proces één keer goed kan organiseren en het daarna steeds opnieuw kan uitvoeren.
Een eenvoudig voorbeeld
Stel dat een maritime contractor regelmatig geschikte schepen moet beoordelen voor nieuwe projecten.
Voor iedere aanvraag worden bijvoorbeeld zes schepen bekeken.
Een medewerker verzamelt per schip:
- afmetingen
- deck space
- crane capacity
- draft
- snelheid
- accommodatie
- technische beperkingen
- relevante projectdata
Een deel staat in een spreadsheet. Een ander deel staat in vessel specification sheets. Sommige gegevens moeten opnieuw worden gecontroleerd.
Daarna worden de schepen naast elkaar gezet en wordt een overzicht voor intern gebruik of voor de klant gemaakt.
Misschien kost dit proces gemiddeld maar 45 minuten.
Dat lijkt niet bijzonder.
Maar wordt dezelfde workflow 200 keer per jaar uitgevoerd, dan gaat het al om 150 uur werk.
En dat is slechts één workflow.
Wanneer meerdere medewerkers hetzelfde proces uitvoeren of wanneer verschillende versies moeten worden gecontroleerd, loopt dat verder op.
De interessante businesscase voor software ontstaat daarom niet altijd bij enorme projecten.
Soms zit de winst juist in een relatief kleine tool die iedere week hetzelfde vervelende werk wegneemt.
Van 45 minuten naar een paar handelingen
Stel nu dat dezelfde organisatie een eenvoudige interne webtool heeft.
De scheepsgegevens staan centraal opgeslagen.
Een gebruiker selecteert zes schepen.
De software toont automatisch:
- relevante technische specificaties
- belangrijke verschillen
- beschikbare capabilities
- gestandaardiseerde berekeningen
- projectrelevante informatie
Vervolgens kan met één handeling een PDF-rapport worden gegenereerd.
Dat is geen gigantisch maritiem softwareplatform.
Het is één gerichte tool voor één terugkerend probleem.
En precies daarin kan custom software veel waarde leveren.
Custom software hoeft geen miljoenenproject te zijn
Bij maatwerksoftware denken bedrijven soms nog aan grote IT-projecten.
Maanden analyse.
Lange requirements-documenten.
Grote implementaties.
Trainingen.
Consultants.
En uiteindelijk een systeem met honderden functies waarvan een groot deel nauwelijks wordt gebruikt.
Dat hoeft niet het uitgangspunt te zijn.
Voor veel operationele workflows is het interessanter om precies andersom te beginnen.
Bijvoorbeeld:
We besteden te veel tijd aan het vergelijken van vessel specifications.
Of:
Onze medewerkers halen iedere week dezelfde gegevens uit technische PDF's.
Of:
Deze berekening wordt voor iedere tender opnieuw in Excel opgebouwd.
Of:
Het maken van deze klant-PDF kost iedere keer veertig minuten.
Dat zijn interessante softwareproblemen omdat de scope duidelijk is.
De eerste versie hoeft dan niet alles te kunnen.
Hij moet vooral één proces aantoonbaar eenvoudiger maken.
De beste softwarekansen zijn vaak saai
Een opvallende nieuwe AI-applicatie klinkt interessanter dan een tool die gegevens uit zes spreadsheets samenbrengt.
Maar zakelijk gezien kan die tweede toepassing veel waardevoller zijn.
Kijk naar de werkzaamheden waar niemand binnen het bedrijf enthousiast van wordt.
- Een bestand openen.
- Gegevens kopiëren.
- Een andere spreadsheet openen.
- Controleren.
- PDF zoeken.
- Nog een waarde overnemen.
- Formule aanpassen.
- Screenshot maken.
- Rapport exporteren.
- E-mail versturen.
- Morgen opnieuw.
Dat soort processen zijn vaak uitstekende kandidaten voor automatisering.
Niet omdat ze technologisch spectaculair zijn, maar juist omdat ze voorspelbaar en repetitief zijn.
Software is bijzonder goed in werk dat iedere keer volgens ongeveer dezelfde regels moet worden uitgevoerd.
Mensen zijn veel waardevoller voor het beoordelen van uitzonderingen, commerciële beslissingen, onderhandelingen en operationele afwegingen.
Kijk niet alleen naar tijd
Tijdwinst is de meest zichtbare businesscase, maar zeker niet de enige.
Minder fouten
Iedere handmatige overdracht van informatie is een extra moment waarop iets verkeerd kan gaan.
Een verkeerde cel.
Een oude specificatie.
Een vergeten formule.
Een waarde die in de verkeerde eenheid wordt ingevoerd.
Gerichte software kan invoer controleren, vaste berekeningen gebruiken en gegevens op een consistente manier presenteren.
Sneller reageren
In chartering, broking en contracting kan snelheid commercieel belangrijk zijn.
Wanneer een medewerker eerst informatie uit verschillende bestanden moet verzamelen voordat een vergelijking kan worden gemaakt, kost dat tijd.
Als de gegevens al gestructureerd beschikbaar zijn, kan dezelfde beoordeling veel sneller plaatsvinden.
Kennis blijft binnen het bedrijf
Sommige spreadsheets zijn feitelijk kleine softwareprogramma's geworden.
Alleen begrijpt uiteindelijk nog maar één medewerker precies hoe ze werken.
Dat is kwetsbaar.
Wanneer logica, berekeningen en processen in een duidelijke applicatie zijn vastgelegd, wordt bedrijfskennis minder afhankelijk van één persoon of één bestand.
Consistente output
Wanneer vijf medewerkers hetzelfde rapport maken, kunnen vijf verschillende resultaten ontstaan.
Niet noodzakelijk inhoudelijk verkeerd, maar wel anders opgebouwd, anders berekend of anders gepresenteerd.
Software maakt standaardisatie mogelijk zonder medewerkers iedere keer opnieuw een procedure te laten volgen.
PDF's zijn een ander verborgen kostenlek
De maritieme sector werkt met enorme hoeveelheden documenten.
Specification sheets, manuals, certificates, reports, drawings, equipment documentation en commerciële documenten.
Veel informatie daarin is digitaal beschikbaar, maar wordt alsnog handmatig gelezen en overgenomen.
Dat is een opmerkelijke situatie.
De computer bevat de informatie al.
Een medewerker leest die informatie vervolgens van het scherm en typt hem opnieuw in een ander systeem.
Bij incidenteel gebruik is dat geen probleem.
Wanneer dezelfde gegevens structureel uit documenten moeten worden gehaald, kan documentverwerking een interessante automatiseringskans worden.
Een gerichte workflow kan bijvoorbeeld:
- 1.een PDF ontvangen
- 2.relevante gegevens herkennen
- 3.deze in een vaste structuur plaatsen
- 4.ontbrekende informatie aangeven
- 5.een medewerker de gegevens laten controleren
- 6.de goedgekeurde data verder gebruiken in een vergelijking of rapport
AI kan daarbij soms nuttig zijn.
Maar AI is niet het doel.
Het doel is dat iemand niet voor de honderdste keer dezelfde informatie hoeft over te typen.
Begin niet met de vraag welke software u wilt
Een veel betere eerste vraag is:
Dat kan verrassend snel duidelijk maken waar kansen liggen.
Loop bijvoorbeeld eens door een normale werkweek en noteer processen waarbij medewerkers:
- dezelfde gegevens opnieuw invoeren
- meerdere bestanden naast elkaar openen
- steeds dezelfde berekeningen uitvoeren
- informatie uit PDF's halen
- handmatig vergelijkingen maken
- rapportages opnieuw opbouwen
- gegevens tussen systemen kopiëren
- veel tijd besteden aan controleren
- afhankelijk zijn van één complexe spreadsheet
Dat is geen theoretische digitaliseringsstrategie.
Het zijn concrete werkzaamheden waarvoor een businesscase kan worden berekend.
Reken eerst, bouw daarna
Niet iedere workflow moet software worden.
Dat is belangrijk.
Als een spreadsheet vier keer per jaar wordt gebruikt en iedere keer tien minuten kost, is er waarschijnlijk niets aan de hand.
Software bouwen omdat software modern klinkt, is geen strategie.
De interessante workflows zitten waar frequentie, tijd en bedrijfswaarde samenkomen.
Een eenvoudige eerste berekening kan al veel inzicht geven:
Aantal uitvoeringen per jaar × tijd per uitvoering × interne uurkosten
Daar kunnen vervolgens andere factoren bij worden meegenomen:
- foutkosten
- vertraging
- dubbel werk
- controlewerk
- gemiste commerciële snelheid
- onderhoud van verschillende bestanden
Daartegenover staan de kosten van ontwikkeling en onderhoud.
Dan ontstaat een normale investeringsbeslissing.
Geen technologiehype.
Gewoon rekenen.
Een kleine tool kan een grote impact hebben
Stel dat een nieuwe tool geen volledig bedrijfsproces vervangt.
Hij bespaart slechts twintig minuten.
Maar die handeling vindt vijftien keer per week plaats.
Dat is vijf uur per week.
Ruim 250 uur per jaar.
En wanneer dezelfde workflow groeit met het bedrijf, groeit die besparing mee.
Dat is waarom kleine maatwerktools economisch interessant kunnen zijn.
De waarde zit niet noodzakelijk in het aantal functies.
De waarde zit in het aantal keren dat een nuttige functie wordt gebruikt.
Excel hoeft niet weg
De conclusie is daarom niet dat maritieme bedrijven afscheid moeten nemen van Excel.
Integendeel.
Excel blijft voor veel analyses een uitstekend gereedschap.
Het probleem ontstaat wanneer een spreadsheet feitelijk verantwoordelijk wordt voor een terugkerend bedrijfsproces waarvoor Excel nooit ontworpen is.
Wanneer steeds meer mensen ervan afhankelijk worden.
Wanneer dezelfde gegevens steeds opnieuw worden ingevoerd.
Wanneer verschillende versies ontstaan.
Wanneer rapportage handmatig blijft.
Wanneer fouten steeds kostbaarder worden.
En vooral wanneer medewerkers iedere week opnieuw tijd besteden aan een probleem dat software één keer zou kunnen oplossen.
Dan wordt het interessant om verder te kijken.
De belangrijkste vraag
Custom software begint niet met programmeren.
Het begint met observeren.
Waar verdwijnt tijd?
Waar wordt informatie dubbel ingevoerd?
Welke spreadsheets zijn inmiddels bedrijfskritisch?
Welke PDF's worden steeds opnieuw gelezen?
Welke vergelijking wordt iedere week opnieuw gemaakt?
Welke medewerker voert een taak uit waarvan iedereen weet dat het eigenlijk eenvoudiger zou moeten kunnen?
Daar kan een verrassend kleine softwareoplossing achter zitten.
En juist in een sector met complexe technische informatie, veel documentatie en terugkerende operationele workflows kan zo'n gerichte tool veel meer betekenen dan alleen een paar minuten tijdwinst.
Het kan een proces sneller, consistenter en eenvoudiger maken.
Bekijk hoe een gerichte maritieme tool eruit kan zien
Breure.ai bouwt gerichte custom software voor maritieme workflows.
De Vessel Comparison Tool laat zien hoe technische vessel data in één overzicht kan worden vergeleken en hoe daar bruikbare output van kan worden gemaakt.
De tool gebruikt fictieve demodata en is uitsluitend bedoeld als demonstratie van het soort gerichte software dat rond een specifieke maritieme workflow kan worden gebouwd.